Tanto para autónomos o empresas/PYMEs, lo más probable es que te hayas replanteado o te estés replanteando acudir a una gestoría o asesoría, pues el trabajo de facturación puede llegar a ser estresante y complicado. Los temas fundamentales tanto de contabilidad como de fiscalidad no (suelen) ser terreno de pequeños autónomos, dedicados fielmente y a tiempo más que completo a su negocio y profesión, y estar contento con nuestro gestor o gestora se hace indispensable para continuar trabajando.

Pero no es tan sencillo como se pinta. La gran mayoría de empresas y autónomos tienen dificultades a la hora de elegir una gestoría, lo que termina generando errores o simplemente malestar a la hora de trabajar con ellos. Y es que cada empresa y cada negocio es muy diferente, y cada gestoría o asesoría se especializa en un tipo de campo específico. De nada nos sirve ser autónomo agrario si nuestra gestoría o asesoría se especializa en negocios digitales.

Y por eso debemos conocer los pasos y todas las recomendaciones que debemos llevar a cabo si estamos decididos a cambiar de gestoría o asesoría, por cualquier motivo. Esta transición es más sencilla de lo que parece en un primer lugar, sobre todo si conocemos los consejos y buenas prácticas para llevarlo a cabo.

¿Realmente necesitamos cambiar de gestoría o asesoría?

Antes de replantearnos el cambio real, debemos hacernos esta pregunta muy importante. Existen infinidad de factores que nos pueden llevar a esta decisión, pero debemos evaluar igualmente nuestro «grado» de conformidad con los servicios que nuestra gestoría o asesoría nos esté ofreciendo.

Siempre debemos considerar cambiar de gestoría o asesoría cuando:

— No cumplen con todas las expectativas, ofrecidas o prometidas desde un principio

— El precio del servicio ha podido incrementarse en función del crecimiento de nuestro negocio, o bien por servicios innecesarios o bien por mayor «margen» de trabajo según nuestra facturación. Esto significa que el precio de una gestoría o asesoría se podría incrementar si, añadimos (por ejemplo) 500 facturas más al mes, pero esas facturas no podrían cubrir el margen del coste, pues pueden ser facturas pequeñas.

— No eres atendido de forma rápida o exclusiva, en función del precio del servicio.

— No existe proactividad sobre las nuevas medidas legales y fiscales que puedan afectar o beneficiar tu negocio específico.

— No aplican valor añadido a nuestro negocio, debido a la falta de especialización en tu campo o negocio

— Fallas graves que derivaron en multas o pérdidas económicas, ya sea por presentar mal los impuestos, finiquitos equivocados o fallas en las cuentas anuales.

Cualquiera de los puntos anteriormente descritos, es un motivo más que suficiente para iniciar un proceso de cambio. Pero también debemos saber el «cómo» y el «cuándo»

¿Cuándo debería iniciar un cambio de gestoría o asesoría?

A parte de que no es algo que hagamos todos los días, existen fechas clave para poder hacer este cambio más cómodamente. Para cualquier tipo de gestoría o asesoría fiscal o contable, lo más sencillo es cambiarla en el primer trimestre del año, una vez cerrado el ejercicio anterior.

En caso de que nos sea imposible realizar el cambio en este punto concreto, lo más óptimo sería cambiarlo en el inicio de trimestre, aunque la nueva gestoría o asesoría nos solicitará información previa para organizarse.

¿Cómo puedo facilitar el cambio de gestoría o asesoría?

Ya sabemos el por qué, y el cuándo. Veamos ahora el cómo. Para que la nueva gestoría o asesoría pueda cumplir todas sus funciones perfectamente, necesitará tener obviamente toda la información de nuestro negocio y su contabilidad. Es bueno seguir una determinada hoja de acción, o ruta. Y así minimizar todas las posibles complicaciones que puedan suceder durante este cambio de gestoría o asesoría.

— Realizar un primer contacto siempre es beneficioso. Conocer cómo trabajan o qué facilidades te dan, además de darles por adelantado toda tu información como autónomo o empresa, acordando así, además, una fecha ideal para ambos.

— Una revisión completa de toda la documentación e información para verificar previamente que todo está correcto.

— Una auditoría de trabajo. Asegurarnos de que en la gestoría o asesoría se realice correctamente el trabajo con nuestra documentación fiscal y contable. Toda la presentación de impuestos y cuentas anuales, además de los libros de actas.

— Si aún tenemos tareas pendientes con la gestoría o asesoría previa, acordar una fecha de entrega y aclarar las condiciones con la nueva gestoría, trasladando el trabajo a la misma.

— Asegurarnos de que la gestoría o asesoría previa ya NO tenga acceso a nuestro sistema de la Seguridad Social.

Ten en cuenta que algunos de estos puntos requerirán que la gestoría o asesoría nueva trabaje de forma «adelantada» con nosotros, antes de firmar un contrato mayor. Algunas de estas empresas (sobre todo las que ofrecen servicio Online) cuentan con periodos de prueba pagados o gratuitos en el que, superado ese plazo, podremos decidir si realizar un contrato con ellas. Esto sirve para la propia gestoría o asesoría, además de ser un beneficio directo para nosotros, para así medir la carga de trabajo que tendrían con su cliente, contigo. Ya que si la gestoría o asesoría cuenta con diferentes planes u organización de trabajo a medida, obtendremos un servicio mucho más concreto y especializado.

A parte de esto, debemos tener en cuenta que todo lo descrito, sigue las recomendaciones de los primeros puntos, habiendo encontrado una gestoría o asesoría que se adapte más a nuestra actividad económica. Gracias a la era digital, no será estrictamente necesario que nos reservemos el trabajo de elegir una nueva gestoría o asesoría en función de la cercanía con nuestro local o centro de trabajo, pues toda la documentación e información fiscal/contable será posible enviarla directamente. Si tenemos la suerte de trabajar en una gran ciudad, muchos centros de CoWorking cuentan con asesoramiento y salas dedicadas a la gestoría o asesoría, por lo que, muy posiblemente y si trabajamos dentro de estos locales, podemos subcontratar esta clase de servicios de forma mucho más directa y cercana. No todos los centros lo ofrecen, pero sí los más grandes, al igual que otros servicios como de imprenta, logística, o punto de domicilio fiscal.