La factura electrónica no es más que la digitalización de las facturas que las empresas o trabajadores autónomos remiten para cobrar los productos o servicios prestados. De este modo, una factura electrónica (al igual que la de papel), sirve para justificar ciertas operaciones financieras.

Hasta ahora, este documento electrónico era una opción, pero va a pasar a ser una obligación. El artículo 12 de la nueva Ley Crea y Crece, modifica el artículo 2 bis de la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, dejando el apartado 1 de dicho artículo tal que así: «Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.«

¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica?

La Ley Crea y Crece establece un periodo de 6 meses desde la publicación de la ley para determinar los requerimientos y para su desarrollo reglamentario. Habrá que esperar para conocer cuáles son los aspectos exactos que habrá que incluir en las facturas. Una vez que se publique el desarrollo reglamentario:

1. Las empresas con una facturación anual que supere los 8 millones de euros, tendrán un plazo de 1 año tras la publicación de la Ley Crea y Crece para usar la facturación electrónica en sus procesos de trabajo.

2. El resto de las empresas, con una facturación inferior a 8 millones de euros, tendrán un plazo de 2 años para adaptarse a esta nueva obligación.

En nuestro país están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y los negocios, solo cuando presten servicios a las administraciones públicas. Estas facturas se envían a través de la plataforma electrónica FACeB2B, proporcionada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Asimismo, esta plataforma también ofrece servicios para que las empresas privadas puedan remitir facturas de forma electrónica en sus relaciones B2B, es decir, con otras empresas privadas.

¿Cómo se valida la factura electrónica?

El Reglamento dice que, en particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas se garantizan por los siguientes medios:

1. Mediante firma electrónica avanzada.

2. A través de un intercambio electrónico de datos (EDI), en los términos definidos en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994. Esto consiste en la transmisión estructurada de datos, por medios electrónicos, entre organizaciones.

3. Por otros medios que hayan sido comunicados a la AEAT, previamente a su utilización y que la misma haya validado.

De esta forma, aunque no sea obligatorio que la factura electrónica esté firmada digitalmente, nuestro consejo es que lo hagas para que puedas demostrar su validez, llegado el caso.

Requisitos de las facturas electrónicas.

Las facturas electrónicas deberán emitirse a través de soluciones tecnológicas y plataformas de empresas especializadas. Entre otros aspectos, estas soluciones deberán garantizar la interconexión y la inalterabilidad, además de proporcionar información sobre el estado de las facturas y permitir descargarlas, copiarlas o imprimirlas. Ya no bastará con remitirlas en PDF por correo electrónico.

1. Deberán cumplir, en todo caso, lo dispuesto en la normativa específica sobre facturación.

2. Tanto el destinatario como el emisor de las facturas, deben informar sobre los estados de las mismas.

3. Los destinatarios podrán solicitar durante un plazo de 4 años, desde la emisión de las facturas electrónicas, una copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.

4. El receptor de la factura no podrá obligar a su emisor a la utilización de una solución, plataforma o proveedor de servicios de facturación electrónica predeterminado.

Requisitos de las soluciones y plataformas de facturación electrónica.

1. Las soluciones tecnológicas y plataformas, ofrecidas por empresas proveedoras de servicios de facturación electrónica a los empresarios y profesionales, deberán garantizar su interconexión e interoperabilidad gratuitas.

2. Las soluciones y plataformas de facturación electrónica propias de las empresas emisoras y receptoras deberán cumplir los mismos criterios de interconexión e interoperabilidad gratuita con el resto de soluciones de facturación electrónica.

3. Los sistemas y programas informáticos o electrónicos, que gestionen los procesos de facturación y conserven las facturas electrónicas, deberán respetar los requisitos a los que se refiere el art. 29.2.j) de la LGT y su desarrollo reglamentario; es decir, deberán garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.

Sanciones por no disponer de programas de facturación electrónica.

Las empresas y autónomos que no dispongan de programas de facturación electrónica estarían constituyendo una infracción administrativa. Esta infracción podría ser sancionada con una multa de hasta 10.000€. La cuantía de las sanciones se aplicaría en función del número de personas afectadas por la infracción o la continuidad o persistencia de dicha conducta infractora. Corresponderá a la persona titular de la Secretaría de Estado de Digitalización en Inteligencia Artificial imponer la sanción.